Åpenhet om ansvarlig leverandøradferd
Åpenhetsloven, som trådte i kraft 1. juli 2022, har til formål å fremme respekt for menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i virksomheters produksjon av varer og levering av tjenester. Loven skal også sikre offentlighetens tilgang til informasjon innenfor disse områdene.
Sørby utleie AS skal ivareta hensynet til menneskerettigheter i alle aspekter av vår virksomhet.
Etablering og vedlikehold av rammeverk Dette inkluderer utarbeidelse av styringsdokumenter, risikoanalyser, systemer for kartlegging og klassifisering av risiko samt aktsomhetsvurderinger.
Gjennomføring av aktsomhetsvurderinger Med utgangspunkt i fem prioriterte FNs bærekraftsmål som vi anser oss i stand til å påvirke mest, vil vi gjennomføre risikoanalyser og aktsomhetsvurderinger av våre leverandører og interne forhold.
Ved vurdering av vesentlig risiko, legges parametere som størrelse på årlige leveranser, geografi, bransje og negative hendelser til grunn.
Aktsomhetsvurderingene vil bli utført med utgangspunkt i risikobasert prioritering. Det betyr at omfanget av kartlegging og oppfølging tilpasses leverandørens vurderte risiko. Tilsvarende analyse gjennomføres av interne forhold, hvor også arbeid med aktivitets- og redegjørelsesplikt er sentralt. Ved brudd vil tiltak for å eliminere eller redusere risiko bli iverksatt. Eventuelle forbedringsområder hvor vi har påvirkningskraft vil også bli fulgt opp, rapportering av status og utvikling på relevante områder.
Redegjørelse for aktsomhetsvurderinger
Informasjon om arbeidet med åpenhetsloven vil bli oppdatert her, på vår hjemmeside. Det vil bli utarbeidet en årlig rapport som vil være tilgjengelig for allmennheten.
Den første rapporten publiseres her senest 30.juni 2023.
Introduksjon
Et godt rykte for høye forretningsetiske standarder er viktig for vår kommersielle suksess. Hos Sørby utleie AS er vår forretningspraksis like viktig som resultatene vi oppnår, og vi forventer at våre leverandører deler vår holdning til relasjoner preget av åpenhet og tillit. Våre etiske retningslinjer setter standarder og forpliktelser av etisk karakter som vi tror vil bidra til selskapets suksess gjennom:
- Å hjelpe oss med å håndtere risiko
- Å beskytte vårt omdømme og opprettholde langsiktige interesser
- Å utvikle en sammenhengende praksis på dette området
- Å møte forventningene til våre eiere
For å oppfylle våre etiske retningslinjer, forventer vi også at du som leverandør til Sørby utleie AS støtter vårt kontinuerlige arbeid for å drive vår virksomhet på en ansvarlig måte, basert på plikten til å respektere menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter, beskytte helse, sikkerhet og miljø, forhindre korrupsjon og generelt anvende sunn forretningspraksis.
I denne bestrebelsen forventer vi at alle våre leverandører følger disse etiske retningslinjene (heretter referert til som "CoC"). Denne CoC er basert på Verdenserklæringen om menneskerettigheter, ILO-konvensjoner, Åpenhetsloven og FN's Global Compacts 10 prinsipper for bærekraftig utvikling.
Sørby utleie vil ved valg av leverandører, i tillegg til andre kvalitetselementer og kommersielle aspekter, vurdere etterlevelse av denne CoC. CoC skisserer en minimumsstandard for adferd. Vi forventer at våre leverandører alltid prøver å utvise god dømmekraft, forsiktighet og omtanke ved å følge både kravene og intensjonene til CoC. Videre forventer vi at våre leverandører er transparente og har en åpen dialog om utfordringer de møter som en del av sin virksomhet.
Når denne CoC er kommunisert til en spesifikk leverandør, skal den anses som et kontraktsdokument og som en integrert del av enhver kontrakt inngått mellom Sørby utleie og den aktuelle leverandøren.
I tillegg til å overholde denne CoC, forventer Sørby utleie at alle leverandører overholder gjeldende nasjonale og internasjonale lover og forskrifter.
1. Åpenhet og ansvarlighet
Åpenhetsloven oppfordrer virksomheter til å vise respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i produksjon og levering av varer og tjenester. Den gir også allmennheten tilgang til informasjon om hvordan bedrifter håndterer eventuelle negative påvirkninger for menneskerettigheter og arbeidsforhold.
Vi forventer at våre leverandører følger OECDs retningslinjer for multinasjonale selskaper og gjennomfører aktsomhetsvurderinger i henhold til OECDs retningslinjer for ansvarlig forretningsadferd for å sikre overholdelse av åpenhetsloven. Leverandører skal gi aktsomhetsrapporter ved behov.
Leverandørene har også en plikt til å gi informasjon til Sørby Utleie AS om risikoer og hvordan de håndterer eventuelle negative påvirkninger, hvis vi spør om det.
2. Leverandørforhold
Vi forventer at våre leverandører utvider prinsippet om rettferdig og ærlig handel med alle de gjør forretninger med, inkludert ansatte, underleverandører og andre parter. Leverandørene skal overholde gjeldende lover om bestikkelser, korrupsjon, svindel og andre forbudte forretningspraksiser. Leverandørene skal ikke tilby, love eller gi upassende fordeler eller insentiver til kunder, leverandører eller myndighetspersoner.
Leverandørene skal ikke direkte eller indirekte tilby gaver til ansatte hos Sørby Utleie AS eller personer som representerer oss, eller til noen som er nært knyttet til disse, med mindre gaven er av ubetydelig verdi. Normal forretningsgjestfrihet, som måltider, kan tilbys hvis det er et legitimt forretningsformål involvert, og kostnadene holdes innenfor rimelige grenser.
Leverandørene skal under ingen omstendigheter forårsake eller være en del av brudd på generelle eller spesielle konkurranseregler og lover, slik som ulovlig samarbeid om prissetting eller ulovlig markedsdeling.
3. Lovlig etterlevelse
Leverandører må overholde sine respektive nasjonale lover og forskrifter og internasjonale konvensjoner om sosiale forhold og arbeidsforhold, barnearbeid og beskyttelse av miljøet. Hvis det er en motstrid mellom en relevant nasjonal lov og en av standardene som er definert i disse etiske retningslinjene, må leverandørene informere Sørby Utleie AS og gi detaljert informasjon om avviket. Når en relevant nasjonal lov og en av standardene som er definert i disse etiske retningslinjene tar opp det samme problemet, bør den strengeste av de to følges.
4. Barnearbeid
Sørby utleie AS respekterer dypt barns rett til utvikling og utdanning. Leverandører skal treffe alle nødvendige tiltak for å sikre at det ikke forekommer barnearbeid på deres eget produksjons- eller driftssted eller på deres underleverandørs produksjons- eller driftssteder. Barnearbeid er definert som arbeid utført av barn under 15 år eller yngre enn alderen til å fullføre den lokale grunnskolen. Den lokale lovbestemte minimumsalderen for ansettelse må imidlertid aldri brytes. Unge arbeidstakere (15-18 år) skal ikke ansettes i arbeid som setter deres helse eller sikkerhet i fare, herunder nattevakter.
Leverandøren skal ha en bekreftet kopi av et offisielt dokument som viser arbeidstakerens fødselsdato. I land der dette ikke er mulig, skal fabrikken implementere en hensiktsmessig metode for å vurdere alderen til sine arbeidere.
5. Tvangsarbeid
Tvangsarbeid eller ufrivillig arbeid tolereres ikke av Sørby utleie AS. Dette inkluderer arbeid på tvangskontrakt og andre former for arbeid som utføres mot en arbeidstakers vilje eller valg. Det skal ikke gjøres trekk i lønn som følge av bøter eller forelegg ilagt under gjennomføringen av disiplinærstraff, med mindre dette skjer med henvisning til tariffavtale eller er tillatt i lov.
Arbeidstakere skal ikke pålegges å levere depositum, originale identitetspapirer eller arbeidstillatelse til Sørby utleie AS eller andre organer på vegne av Sørby utleie AS.
6. Arbeidstid og lønn
Sørby utleie AS erkjenner behovet for en sunn balanse mellom arbeid og fritid for alle ansatte. Med mindre det nasjonale lovverket er annerledes, bør arbeidstiden og lønnen være i samsvar med ILO-konvensjonene nr. 1, 14, 26 og 131.
7. Helse, sikkerhet og arbeidsforhold
Sørby utleie AS forventer at leverandører sørger for at de eller deres produsenter eller underleverandører overholder alle lokale lover, direktiver og forskrifter knyttet til helse og sikkerhet på arbeidsplassen eller på et hvilket som helst annet sted hvor produksjon eller arbeid utføres. Leverandører må også implementere eventuelle endringer i disse lovene, direktivene eller forskriftene.
Sørby utleie AS forventer at leverandører tilbyr trygge og tilstrekkelige arbeidsfasiliteter for alle sine ansatte. Som et minimum må leverandører sørge for:
- tilgang til rene sanitæranlegg, drikkevann og rømningsveier ved brann
- tilrettelegging av spisepauser
- tilstrekkelig ventilasjon og temperaturkontroll
Arbeidstakere skal få regelmessig og dokumentert helse- og sikkerhetsopplæring, og slik opplæring skal gjentas for nye arbeidstakere.
8. Disiplinær praksis
Sørby utleie AS forventer at leverandører behandler hver av sine arbeidere med respekt og verdighet. Ingen ansatte skal utsettes for fysisk, seksuell, psykologisk eller verbal trakassering eller overgrep.
9. Forbud mot diskriminering
Sørby utleie AS forventer at alle leverandører behandler sine ansatte rettferdig og ikke diskriminerer noen på grunnlag av rase, farge, religion, seksuell orientering, alder, kjønn, nasjonalitet, funksjonshemming, sivilstatus, helsestatus, fagforeningsmedlemskap, politisk tilhørighet eller etnisk opprinnelse.
10. Organisasjonsfrihet og rett til å forhandle kollektivt
Sørby utleie AS respekterer de ansattes rett til å organisere seg og forhandle kollektivt, og forventer det samme av sine leverandører. Leverandørene må anerkjenne sine ansattes frihet til å velge om de vil knytte seg til eller etablere en organisasjon, inkludert arbeidsorganisasjoner. Arbeidstakerrepresentanter skal ikke diskrimineres og de skal ha adgang til å utføre sine representanter på arbeidsplassen. Dersom retten til å melde seg inn eller danne fagforeninger er begrenset ved lov, skal arbeidsgiver legge til rette for, og under ingen omstendigheter hindre parallelle midler for uavhengig og fri forening og forhandlinger.
11. Anerkjente arbeidsforhold & arbeidskontrakter
Alle arbeidstakere, inkludert de hos Sørby utleie AS sine leverandører, skal ha rett til en arbeidsavtale. Utført arbeid skal så langt det er mulig være på grunnlag av et anerkjent arbeidsforhold som beskytter arbeidstakerens rettigheter og sosial trygghet i tråd med nasjonal lov og praksis. Forpliktelser overfor ansatte skal ikke unngås ved bruk av arbeidskontrakter, underleverandører eller andre arbeidsregler. Alle arbeidstakere skal gis skriftlig og forståelig informasjon om deres ansettelsesforhold med hensyn til lønn før de tiltrer ansettelse, og om opplysningene om deres lønn for den aktuelle lønnsperioden hver gang de får lønn.
12. Beskyttelse av miljøet
Sørby utleie AS forplikter seg til å drive virksomheten på en måte som reduserer den negative påvirkningen på miljøet så mye som mulig. Dette skal gjelde hele verdikjeden fra produksjon av råvarer til salg til forbruker.
Vi må oppfylle forpliktelsene og retningslinjene fastsatt av lokal og nasjonal lov. I tillegg skal vi arbeide for å redusere avfall og utslipp til luft, grunn og vann, håndtere kjemikalier på en miljøsikker måte, håndtere, lagre og deponere farlig avfall på en miljøsikker måte, samt bidra til resirkulering og gjenbruk av materialer og produkter.
13. Hensyn til marginaliserte befolkninger
Produksjon og utvinning av råvarer for produksjon skal ikke bidra til å ødelegge ressursene og inntektsgrunnlaget for marginaliserte befolkninger, for eksempel ved å gjøre krav på store landområder eller andre naturressurser som disse bestandene er avhengige av.
14. Ledelse
Vi i Sørby utleie AS skal iverksette positive tiltak for å svare på kravene i denne CoC og for å innlemme prinsippene til CoC i vår virksomhet. Vi må også iverksette tiltak for å følge opp disse kravene til våre underleverandører.
Vi skal periodisk og systematisk gjennomgå hvordan vår virksomhet samsvarer med kravene i denne CoC.
Vi skal ha på plass klagesystemer som muliggjør anonym rapportering av urettferdig behandling og/eller andre klager.
Vi skal innhente Sørby Utleie AS sitt samtykke før produksjon eller deler av produksjonen settes ut til en underleverandør.
Når vi benytter underleverandører i forbindelse med en leveranse til Sørby Utleie AS, skal alle koblinger være sporbare vedrørende produksjonsstedet. Vi skal på forespørsel informere om alle underleverandører og deres produksjonssteder.
15. Overvåkning
Sørby Utleie AS forventer at våre leverandører aktivt gjennomfører selvevalueringer og overvåker styringsprosessen sin for å sikre overholdelse av våre etiske retningslinjer. Videre reserverer vi oss retten til å gjennomføre revisjoner for å bekrefte at disse etiske retningslinjene følges.
Sørby Utleie AS forbeholder seg retten til å ha fri tilgang til produksjonsanlegget, med eller uten forhåndsvarsel, for oss eller representanter utpekt av oss. Disse representantene må ha en signert godkjenning fra oss.
16. Brudd på retningslinjene
I tilfeller der Sørby Utleie AS finner at leverandøren bryter våre etiske retningslinjer, vil vi prøve å finne en løsning der leverandøren innen en avtalt tidsperiode vil operere i samsvar med retningslinjene. Hvis leverandøren etter denne avtalte perioden ikke har forbedret seg og ikke har vist vilje til å respektere våre etiske retningslinjer, vil vi avslutte samarbeidet med leverandøren.
17. Utvikling av etiske retningslinjer
Sørby Utleie AS forventer at forbedringstiltak, når det er nødvendig, iverksettes av leverandørene. Vi vil gjennomgå våre etiske retningslinjer med jevne mellomrom og innføre revisjoner der det er nødvendig. Dette inkluderer kontinuerlig evaluering og eventuelle forbedringer av vår egen policy og innkjøpspraksis for å gjøre det enklere for leverandører og underleverandører å overholde våre etiske retningslinjer.
18. Erklæring
Leverandører som fyller ut vårt skjema for godkjenning av leverandører, erklærer at de som leverandør har lest og forstått våre etiske retningslinjer, og at de vil oppfylle kravene som er oppgitt. Hvis leverandørene ikke overholder våre etiske retningslinjer, vil vi informere firmaet om dette og sende inn en plan for hvordan vi kan oppnå samsvar.
De samtykker også i å informere sine underleverandører om våre etiske retningslinjer og gjøre alt de kan for å sikre at de også overholder kravene som er oppgitt.